PowerPoint กับการพูดแบบผู้นำ

“PowerPoint”  เป็นโปรแกรมที่หลายท่านมันจะมักจะเข้าใจและยึดติดว่า โปรแกรมนี้เป็นเครื่องมือหลักที่เป็นเสมือนผู้ช่วยถ่ายทอดเนื้อหา ข้อมูลที่ผู้พูดกำลังสื่อความ โดยให้ผู้ฟังดูไปพร้อมๆกันกับการนำเสนอ เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย และตรงกัน

powerpoint templates 1 csm_IMG_5399_Kopie_499ba4b05b

แต่สำหรับการนำเสนอของผู้นำที่ต้องการพูดอะไรแล้วมีอิทธิพลกับผู้ฟัง ดูเหมือนว่าเครื่องมือชนิดนี้จะไม่เหมาะสมสักเท่าใดนัก เพราะถ้าลองสังเกตกันดู ทันทีที่คุณฉายบางอย่างไปที่จอ ผู้ฟังก็จะมองไปที่นั่น แม้ว่าบนจอจะไม่ได้บอกอะไรไปมากกว่าชื่อหัวข้อเรื่องต่างๆ ที่ใช้เวลาอ่านเพียง 2 วินาที แต่ตราบใดที่คุณแช่หน้านั้นไว้ 2 นาที ผู้ฟังก็จะจ้องอยู่แต่หน้าจอ หมายความว่า มันจะกลายเป็นตัวละครอีกตัวที่กระชากความสนใจของผู้ฟังไปครองอย่างเหนียวแน่น ผู้ฟังจะไม่ได้มองคุณเลย

รวมทั้งการนำเสนอด้วย PowerPoint ทำให้ผู้พูดไม่จำเป็นต้องพูดกับผู้ฟังระหว่างเปลี่ยนหน้า Slide จากหน้าหนึ่งไปอีกหน้าหนึ่ง ทำให้เกิดการนำเสนอที่ไม่ร้อยเรียงเรื่องราวให้กลมกลืนน่าสนใจ นอกจากนี้มันยังสิ้นเปลืองเวลามากในการผลิต Slide ที่ดีเยี่ยมได้สักหนึ่งเรื่อง ด้วยเหตุผลต่างๆนี้ จึงทำให้มองว่าการใช้ PowerPoint จึงไม่ใช่ทางเลือกที่ดีสำหรับการพูดถ่ายทอดความน่าเชื่อถือ จูงใจ ปลุกเร้าผู้ฟัง

ในบางครั้งที่คุณต้องใช้ PowerPoint ในการนำเสนอ เพราะมีผู้ฟังที่ไม่สามารถเข้าใจการนำเสนออะไรได้เลยถ้าไม่มี PowerPoint เข้ามาเกี่ยวข้อง เหตุการณ์นี้อาจเกิดขึ้นได้ถึงแม้คุณยืนยันว่าคุณสามารถถ่ายทอดได้ดีกว่าการใช้ PowerPoint ก็เถอะ เมื่อคุณเลือกไม่ได้ คุณก็ควรเลือกทำ PowerPoint ที่ดีแทน ซึ่งควรมีลักษณะดังนี้

1. ทำให้มองเห็นได้ชัดเจนและทั่วถึง

วัตถุประสงค์ของการใช้อุปกรณ์ช่วยนี้ คือการทำให้คนมองเห็น ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นตัวหนังสือ ภาพกราฟฟิก การวางจอที่ไกลเกินไป ถูกเสาบังการมอง หรือแม้แต่ศีรษะผู้ฟังอยู่ด้านหน้าบังก็ควรระวัง

2. ใช้ดู ไม่ได้ไว้อ่าน

ให้ใส่ข้อมูลที่ใช้เพียงตามองดู เช่น ภาพ กราฟ ชาร์ต ไดอะแกรม ภาพถ่าย ภาพวาด แผนที่ วิดีโอคลิป และสิ่งอื่นๆที่ดึงดูดสายตา จะทำให้สมองรับรู้ได้ง่าย แทนการใส่เนื้อหา เพราะจะทำให้ผู้ฟังจะต้องเลือกว่าจะฟังคนพูด หรือจะอ่านเองดี

3. ยิ่งน้อยยิ่งดี

อย่าใส่ประเด็นที่อยากจะพูดทั้งหมดลงไปใน Slide  ให้ตัด Slide ที่ไม่มีประโยชน์ต่อเนื้อหาในการพูดของคุณออก

4. ทำให้จอว่างเสมอถ้าเป็นไปได้

ควรเริ่มต้นการนำเสนอด้วยการพูดกับผู้ฟัง โดยไม่มีอะไรปรากฎอยู่บนจอ (กดแป้น B ให้จอเป็นสีดำ หรือ กดแป้น W ให้จอเป็นสีขาว) แล้วฉายเมื่ออยากอธิบาย

5. พูดกับผู้ฟัง

มองไปที่ผู้ฟังอย่างน้อย80%ของเวลา อย่าหันหลังให้ผู้ฟังเด็ดขาด

6. หลีกเลี่ยงการใช้คลิปอาร์ต

เพราะจะทั้งไม่น่าสนใจ และ ดูเป็นมือสมัครเล่น

7. หลีกเลี่ยงเครื่องชี้ (Pointer)

ควรทำภาพให้ดูง่ายขึ้นแทนการชี้ให้ดูตาม แต่ถ้าต้องชี้ ให้ใช้มือแทนการใช้ Pointer  เพราะแทบทุกคนที่มี Pointer มักจะกดค้างและโบกมันไปมาเหมือนไม้กายสิทธิ์ที่ไม่ได้ใช้ชี้อะไร หรือชี้แทบทุกตัวอักษร

8. ใช้เนื้อหาบน Slide ทุกครั้งที่ฉายขึ้นมา

ทันทีที่คุณฉาย Slide ขึ้นมา ผู้ฟังจะมองมัน ถึงแม้คุณจะเปลี่ยนเรื่องพูดไปแล้วก็ตาม อย่าทำให้ผู้ฟังสับสนโดยปล่อยให้ Slide ยังฉายอยู่หรือ Slideวิ่งไปก่อนสิ่งที่คุณพูดอยู่