5 กลยุทธ์ทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม

การทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม มีความสำคัญอย่างไร?

หลายท่านอาจคิดว่าการนำเสนอ เป็นเพียงการที่คุณออกมาให้ข้อมูล แล้วพูดตามเนื้อหาที่เตรียมมาจนจบ… ขอบอกว่าคุณเข้าใจผิดแล้วค่ะ เพราะการนำเสนอทางเดียว โดยให้ผู้พูด ทำหน้าที่พูดคนเดียว ผู้ฟัง ก็ได้ฟังอย่างเดียว เป็นไปได้มากที่ผู้ฟังจะหลุดจากสิ่งที่เราพูดไปสู่เรื่องอื่นอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งการฟังเรื่องที่พวกเขาไม่ได้สนใจโดยตรง!

มีบางท่านที่มั่นใจว่าเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี แต่จนแล้วจนรอดก็ยังเจอปัญหาที่ระหว่างการนำเสนอ มีทั้งผู้ฟังไม่สนใจ หรือแอบหลับไป นั่นเป็นเพราะคุณยังขาดวิธีที่จะทำให้ผู้ฟังสนใจคุณการทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม มีข้อดีทั้งในมุมผู้พูดและผู้ฟัง ดังนี้

มุมผู้พูด

1. เป็นวิธีสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟังได้ ช่วยให้ลดความประหม่าในการนำเสนอ

2. ทำให้ทราบข้อมูล ทัศนคติของลูกค้า เพื่อประเมินใช้ตัวอย่าง หรือเนื้อหาที่เหมาะสมและอยู่ในความสนใจของลูกค้าได้

3. ทำให้สามารถควบคุม/สร้างบรรยากาศนำเสนอ ให้ผู้ฟังอยู่กับผู้พูดไปตลอดการนำเสนอ

มุมผู้ฟัง

1. ทำให้มีโอกาสซักถาม ข้อสงสัยกับผู้พูดได้ทันที

ดังนั้น ถ้าคุณอยากให้ผู้ฟังสนใจคุณไปตลอดการนำเสนอ “การทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม” จัดเป็นอีกเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม หลายครั้งที่มีคนเข้าใจผิด คิดว่าการทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม จะหมายถึง การต้องเล่นมุขตลก เอ็นเตอร์เทนคนฟัง ถึงจะทำให้ผู้ฟังอยากมีส่วนร่วม ซึ่งถ้าผู้พูดมีพรสวรรค์เช่นนั้น ก็ถือเป็นข้อดีให้ผู้ฟังกล้ามีส่วนร่วมได้ง่ายขึ้นค่ะ แต่สำหรับผู้พูดที่ไม่ได้เป็นเช่นนั้น ก็ไม่ต้องกังวล หรือฝืนตัวเองนะคะ เพราะจริงๆแล้วการทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมนั้น มีกลยุทธ์อื่นๆที่สามารถทำได้ ดังที่จะพูดถึงต่อไปนี้ค่ะ

lecture_audience1

 ที่มา : www.comp.leeds.ac.uk

5 กลยุทธ์ทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม

1. รู้เขา รู้เรา ก่อนนำเสนอ

คุณควรทราบข้อมูลของผู้ฟังให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยอาจสอบถามจากผู้ประสานงานก่อนการนำเสนอ (สิ่งที่ควรทราบได้แก่ อายุ, ตำแหน่ง, อาชีพ, ลักษณะองค์กรของผู้ฟัง, เพศ, วัตถุประสงค์ในการเข้าฟัง, ระยะเวลาเข้าฟัง) และถ้าจะให้ดี คุณควรไปก่อนเวลานำเสนอ เพื่อได้มีเวลาในการทำความรู้จักกับผู้ฟังก่อนเริ่มนำเสนอ

2. ชื่นชมหรือขอบคุณทุกครั้งที่ผู้ฟังสนใจ

คุณควรใส่ใจทุกคำถามและคำตอบที่ผู้ฟังตอบโต้กับคุณมา และจงอย่าลืมที่จะขอบคุณ หรือชมเชย ยกตัวอย่าง เมื่อผู้ฟังถามคำถามมา คุณอาจชมเชยกลับว่า “เป็นคำถามที่น่าสนใจมาก/เป็นคำถามที่ดีมาก” แล้วค่อยตอบคำถามกลับไป ผู้ถามจะรู้สึกดีที่ได้รับความสำคัญ  และเมื่อผู้ฟังช่วยตอบคำถามของคุณ อาจชมเชยกลับว่า “ขอบคุณสำหรับคำตอบ/เป็นคำตอบที่ถูกต้อง” เป็นต้น จงระลึกเสมอว่าควรระมัดระวังการตอบโต้ที่จะทำให้ผู้ตอบเสียหน้า เช่น ถ้าเจอสถานการณ์ที่ผู้ฟังตอบผิด ไม่ควรพูดตัดสินว่าคำตอบนั้นผิด แต่ให้ใช้วิธีขอบคุณสำหรับคำตอบนั้น และถามหาคำตอบที่ถูกต้องจากผู้ฟังคนอื่นต่อแทน

3. ตั้งคำถาม

การตั้งคำถาม เพื่อนำผู้ฟังให้คิดตามเรื่องที่คุณกำลังนำเสนอ เป็นอีกกลยุทธ์ที่ทำได้ไม่ยาก ซึ่งนอกจากผู้ฟังจะพยายามฟังว่าคุณจะถามอะไรแล้ว ยังเป็นการสร้างปฏิสัมพันธ์ สร้างความเป็นกันเองกับผู้ฟัง เพื่อลดช่องว่างการนำเสนอให้น้อยลงได้ ผู้พูดเองก็จะได้แลกเปลี่ยนข้อมูลจากผู้ฟัง เพื่อให้ผู้พูดประเมินลักษณะผู้ฟังเพิ่มเติม ให้คุณสามารถปรับเนื้อหาบางส่วนให้อยู่ในความสนใจของผู้ฟังมากที่สุดในระหว่างนำเสนอได้อีกด้วย

คำถาม มี 2 แบบ ดังนี้

คำถามปลายเปิด ใช้สำหรับการต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลจากผู้ฟัง ทัศนะคติ ความรู้ความเข้าใจพื้นฐานของผู้ฟัง

คำถามปลายปิด ใช้สำหรับการเจาะจงคำตอบให้เลือก เพื่อไม่ให้หลุดจากเนื้อหาที่กำลังนำเสนอ หรือการทวนถามความเข้าใจของผู้ฟัง

ข้อควรระวัง ถ้าคุณตั้งคำถามแล้ว จงปล่อยให้ผู้ฟังเป็นผู้ตอบเท่านั้น อย่าตอบเองเป็นอันขาด เพราะถ้าคุณทำเช่นนั้น ผู้ฟังจะไม่ตอบคุณอีกเลย

4. ยอมรับผิดและซื่อสัตย์ต่อผู้ฟัง

เมื่อคุณทำผิดพลาด จงยอมรับผิดกับผู้ฟังตรงๆ หรือบางครั้งคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ คุณควรบอกผู้ฟังไปตรงๆ ว่าคุณไม่ทราบ แต่จะไปหาคำตอบมาให้อีกครั้ง ผู้ฟังจะยอมรับได้มากกว่าการพยายามตอบในคำตอบที่ผิด เพราะไม่แน่ว่าในกลุ่มผู้ฟังนั้น อาจมีผู้ที่ทราบคำตอบที่ถูกต้องก็ได้ ดังนั้นจงอย่าเสี่ยงที่จะตอบคำตอบที่คุณไม่รู้จริงไปเด็ดขาด

5. แจกของสัมนาคุณ

กลยุทธ์นี้จัดเป็นไม้ตายของการสร้างการมีส่วนร่วมเลยก็ว่าได้ เพราะไม่ว่าคุณจะต้องการให้ผู้ฟังทำสิ่งใด เพียงคุณใช้ของแจกให้เป็นรางวัล จะได้รับความสนใจจากผู้ฟังในทันที

ข้อควรระวัง ควรดูความเหมาะสมของงานที่นำเสนอ กลุ่มผู้ฟัง ก่อน ถ้าเป็นงานที่เป็นทางการ หรือกลุ่มผู้ฟังเป็นผู้บริหาร อาจไม่ควรนำวิธีนี้ไปใช้